¿Teletrabajas? Cuidado con el síndrome 'de las ventanas abiertas'

La mayoría de las personas creen que la productividad en el trabajo que hacen está directamente relacionada con el número de ventanas que tienen abiertas en la pantalla del ordenador. Opinan que tener varios frentes abiertos e ir pasando de un asunto a otro no sólo es posible mediante la técnica de la multitarea, sino que también lo consideran muy positivo. ¿Pero tienen razón? ¿Trabajar de esta manera realmente resulta más eficaz que hacerlo atendiendo un tema detrás del otro?

Este comportamiento, conocido como el "síndrome de las ventanas abiertas", ha cogido una relevancia especial los últimos meses a causa de la elevada implantación del teletrabajo en el Estado español y el mundo. Esta nueva forma de relación entre el trabajador y la empresa ha despertado múltiples polémicas, entre las cuales, la que pone el foco en la productividad. En este sentido, según el estudio Resetting Normal: redefiniendo la nueva era del trabajo, elaborado por Adecco Group Institute en mayo del 2020, a lo largo de los últimos dieciocho meses se ha demostrado que el trabajo a distancia no comporta una pérdida de productividad, ya que el 85% de la población trabajadora del Estado español asegura que su rendimiento se ha mantenido igual o que incluso ha mejorado en este tiempo.

El trabajo a distancia ya se utilizaba en sectores muy concretos del tejido empresarial y en circunstancias también muy específicas. Ahora bien, el paso de la pandemia obligó a las empresas a tomar la decisión de "enviar" a los trabajadores a casa e implantar el trabajo a distancia. De hecho, "lo que hemos tenido a lo largo de la pandemia ha sido una situación de emergencia y una respuesta de las empresas y los equipos para evitar el colapso de las compañías", apunta Manel Fernández Jaria, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC, el cual asegura que "a lo largo de este periodo lo que hemos hecho ha sido trasladar el modelo de oficina a los domicilios particulares de los trabajadores, de manera que han aumentado algunos aspectos negativos como la hiperconexión".

Para contextualizar el fenómeno con cifras y hacernos una idea de su profundidad, echamos un vistazo al trabajo del Instituto Nacional de Estadística (INE). Esta institución asegura que el 49,7% de los establecimientos utilizó el teletrabajo durante el estado de alarma. Ahora bien, otra cosa diferente es la tendencia que toma este dato ahora que las cifras de la pandemia se van estabilizando. Y es que, según el experto, el verdadero teletrabajo empieza ahora.

Las valiosas bondades del teletrabajo

Durante la implantación "forzada" de esta forma de trabajar, según Fernández Jaria, muchas empresas tuvieron la oportunidad de descubrir algunos de los aspectos positivos que aporta el teletrabajo al clima psicosocial de las empresas.

Algunos de los más significativos son:

• Aumento de la confianza en los equipos.
• Incremento del compromiso y la auto-responsabilidad.
• Atracción del talento al ofrecer unas condiciones de trabajo basadas en la flexibilidad.
• Reducción de costes.
• Disminución del impacto medioambiental de la compañía.
• Compartición de objetivos con los equipos.
• Mejora del clima laboral. Potencia el liderazgo colaborativo.
• Mejoras significativas en la productividad.

Multitarea, una falsa sensación de productividad

Uno de los aspectos más controvertidos del trabajo desde casa es si disminuye o aumenta la productividad del trabajador. En este sentido, hay los que creen que su implantación empeora los resultados, mientras que otros defienden justo el contrario. Entre los argumentos que esgrimen los primeros encontramos el "síndrome de las ventanas abiertas", que consiste en el hábito de mantener décimas de ventanas de exploración abiertas a la pantalla del ordenador. De esta manera, saltamos de una tarea a otra sin llegar a centrarnos en ninguno de principio a fin. La cuestión es: ¿de esta manera atendemos perfectamente varios frentes al mismo tiempo o, en realidad, los olvidamos? ¿Es una manera de multiplicar la atención o de perder capacidad de concentración? Fernández Jaria se muestra rotundo sobre este tema: "La multitarea nos hace ir más lentos e influye de forma negativa en la calidad y en la productividad". Y añade: "Nuestros objetivos se alejan cuando actuamos en multitarea, aumenta el cansancio y la carga mental (conjunto de requerimientos mentales, cognitivos o intelectuales a los cuales se ve sometido el trabajador a lo largo de su jornada laboral, es decir, nivel de actividad mental o de esfuerzo intelectual necesario por hacer el trabajo)". Es más, los efectos negativos pueden afectar a los trabajadores cuando quien trabaja en "modo multitarea" es su jefe, ya que este interrumpe constantemente, dificulta la tarea a sus colaboradores y, en última instancia, les resta productividad.

En nuestro cerebro le encanta pasar de un estímulo a otro

Aunque trabajar de esta manera produce estrés, cansancio e insatisfacción, la verdad es que es un hábito increíblemente extendido. Por lo tanto, la pregunta que inevitablemente surge es por qué la mayoría de las personas tienden a la multitarea. El experto en trabajo saludable y psicosociología laboral Manel Fernández Jaria señala dos razones fundamentales que explican este comportamiento: "la primera es porque la corteza prefrontal del cerebro (área donde planificamos, pensamos, ordenamos...) está programada para mostrar preferencia por las novedades. Cuando cambiamos de tarea recibimos una recompensa con dopamina. La búsqueda de estímulos nuevos nos proporciona un premio, nos hace pensar que somos más productivos cuando parece que estamos muy ocupados". No obstante, "el problema es que estar ocupado no significa que seamos más productivos ni nos acerca a nuestros objetivos", añade Fernández Jaria, parafraseando a Chris Bailey, escritor y consultor de productividad canadiense.

El otro motivo que aduce al experto es que cuando hacemos varias cosas al mismo tiempo nos parece que potenciamos el rendimiento y nuestro ego se siente importante. Ahora bien, "puede ser que el ego reciba un impulso de autoestima, pero realmente somos mucho menos productivos", advierte.

Consejos para evitar los riesgos del teletrabajo

Peligros como la pérdida de concentración, el cansancio o la disminución del rendimiento están directamente relacionados con el trabajo multitarea y con el trabajo desde casa. El profesor de la UOC ha elaborado esta lista de consejos:

• Planifica el trabajo que harás.
• Trabaja por bloques.
• Destina un tiempo a cada bloque y no mezcles acciones.
• Por ejemplo, si prestas una tarea que requiere una alta atención, evita todo tipo de interrupciones durante el tiempo que dure, o bien durante un tiempo determinado.
• Define tu tarea "roca" cada día. Una tarea "roca" es la que no se puede mover de la programación, es una actividad importante que marca la diferencia en los resultados que pretendemos conseguir.
• Reconoce tu cronotipo (momento del día en el cual tienes mayor energía mental) e hiciera las tareas con más exigencia cognitiva adaptadas a tu nivel de energía.
• Las dos primeras horas del día marcan la diferencia en los resultados.
• Construye rutinas y crea nuevos hábitos para el teletrabajo.
• Haz con frecuencia una auditoría sobre la gestión de tu tiempo.
• Crea un espacio de trabajo específico en tu casa siguiendo principios de ergonomía y de decoración minimalista para evitar interrupciones.
• Puedes trabajar desde casa, pero no tienes que vivir en el trabajo: define un horario y cúmplelo.
• Fija plazos a las tareas. Sabemos que cuando no definimos plazos las tareas se expanden en el tiempo casi de manera infinita.
• Desarrolla tu ultraproductividad. Ser ultraproductivo es sacar cosas importantes adelante. Eso conecta con el principio de Pareto, según el cual hay un 20% de las tareas que hacemos que representan el 80% del beneficio que obtenemos. Sigue cultivando el trabajo en red con las personas de tu equipo.
• Pide retorno de calidad para saber cómo evolucionas sobre los objetivos marcados.
• Aprende a teletrabajar. Es importante formar los equipos en teletrabajo productivo.