LEAN, hágalo diferente

Mejora las cosas, poco a poco. Asegúrate de que el proceso que ha causado problemas por la mañana no los causará por la tarde. La forma de aumentar la productividad es reconocer los problemas en el momento que ocurren y realizar las mejoras necesarias para que no vuelvan a ocurrir.” Excelente reflexión de Taiichi Ohno, ingeniero que implantó en Toyota, toda una filosofía de trabajo en la que se basa la metodología Lean.

Es una cultura, una manera de pensar y una forma de hacer diferente. Totalmente orientada a cliente, esta filosofía pretende eliminar con la utilización de diversas herramientas todo lo que no aporta valor, persiguiendo la eficiencia. Se fundamenta en el respeto a las personas y en el compromiso, y aplicada a la gestión puede mejorar de forma considerable los resultados en una organización. Aunque el Lean se inicia en el sector de la producción, es totalmente aplicable al de los servicios.

La metodología Lean identifica 8 mudas o desperdicios: sobreproducción, sobreprocesamiento, sobreinventariado, tiempos de espera, transportes de materiales o información por mala planificación, movimientos innecesarios, errores, fallos o defectos, y por último desaprovechar el talento.

Observe a su alrededor, ¿cuántos pasos innecesarios damos al final del día? ¿Cuántos tiempos de espera tiene que sufrir el cliente interno y el cliente externo de su organización? ¿Ha identificado tareas duplicadas? ¿Tareas que deben repetirse por fallos o errores? ¿Cuántos correos electrónicos son necesarios para ejecutar una acción? Con todo el inventario que existe en su almacén, ¿encontraría lo que realmente precisa?

Encontraríamos infinidad de ejemplos. Basta con pensar en espacios físicos diseñados con tan poco cerebro, que, aunque estéticamente son atractivos, tienen una funcionalidad 0, estructuras que ocasionan transportes de material o movimientos innecesarios de personas. Revisemos también todo el circuito de algunos documentos viajando en sobres internos…una forma de dificultar y hasta detener proyectos.

Para eliminar los denominados mudas, es indispensable el conocimiento al detalle de los procesos, que es lo que nos permitirá llevar a cabo un análisis certero para poder aplicar acciones de mejora e implantar cambios. Para todo ello será esencial acercarse al genba, palabra japonesa que hace referencia al lugar donde se lleva a cabo la acción.

Imprescindible observar con mirada Lean el proceso, analizando cada paso. Probablemente detectaríamos más que pasos, travesías innecesarias.

El Lean cuenta con un amplio abanico de herramientas merecedoras de un artículo cada una de ellas: el Value stream mapping, para analizar la cadena de valor e identificar los desperdicios, el Just in time, justo a tiempo; las 5S basadas en la limpieza, el orden, la organización, la estandarización y la disciplina; la gestión visual; el poka yoke, a prueba de errores… y muchas otras totalmente aplicables a cualquier realidad.

En la implantación del Lean management es primordial un estilo de liderazgo facilitador y desarrollador de equipos que genere confianza y convicción en la solidez del método. Líderes que cuenten con la opinión de todos los implicados en los diferentes procesos y estén entrenados en dar feedback de utilidad y constructivos. Líderes cuyo objetivo sea generar valor optimizando los recursos a través del talento de las personas.