El momento es ahora

A día de hoy, muchas empresas siguen preguntándose cuándo será el momento adecuado para adaptarse a la nueva normativa de facturación electrónica. Y la respuesta es sencilla: el momento es ahora. Aunque la entrada en vigor definitiva está prevista para el 1 de enero, pensar que aún queda mucho tiempo para prepararse es kamikaze.

Como consultor tecnológico especializado en implantación de soluciones ERP y software de facturación, puedo afirmar con rotundidad que dejarlo para última hora no solo es arriesgado, sino que puede poner en jaque la operativa diaria de muchas empresas, especialmente las pymes. La falta de previsión podría traducirse en un auténtico cuello de botella tanto para los proveedores tecnológicos como para los propios negocios.

Si hacemos un ejercicio rápido de planificación, veremos que el margen real de tiempo es mucho más estrecho de lo que parece. Estamos ya en pleno verano, con equipos al mínimo por las vacaciones y cerca de un 70% de las empresas todavía no se han adaptado. Septiembre llegará con la típica “vuelta al cole” cargada de urgencias, y en un abrir y cerrar de ojos, estaremos en diciembre, con los cierres de ejercicio y la Navidad llamando a la puerta. ¿Cuándo, entonces, se supone que nos pondremos a adaptar procesos, recibir formación o testear integraciones?

Desde el otro lado, el de los implantadores y desarrolladores de software, el escenario es claro: si la mayoría de las empresas decide esperar al último momento, no habrá capacidad suficiente para atender todas las solicitudes con la calidad y el acompañamiento necesarios. Para autónomos o empresas sin integraciones, el trabajo es principalmente de adaptación del usuario al sistema. Pero adaptar un ERP o integrar un sistema de facturación en empresas con un circuito un poco más amplio, por norma general, no es pulsar un botón. Hay que analizar procesos, formar al personal, revisar configuraciones específicas y, en muchos casos, realizar desarrollos a medida que enlazan con otros sistemas internos. Y eso requiere tiempo.

Cuando hablo con empresas, me queda claro que este tipo de cambios suponen un trastorno relevante. No hablamos de cambiar un proveedor o firmar un nuevo contrato: hablamos de modificar la manera en que se gestiona la facturación, un proceso crítico para cualquier negocio. Es normal que muchas compañías quieran “encajarlo” en su agenda operativa con el menor impacto posible. Pero precisamente por eso, cuanto antes se inicie la transición, más margen habrá para que ese cambio sea ordenado, progresivo y exitoso.

De todas formas, veamos la parte positiva de la adaptación a la nueva normativa, porque esta no tiene por qué ser solo una carga, puede convertirse en una oportunidad para modernizar sistemas, digitalizar procesos y ganar eficiencia. Para aprovechar esa oportunidad hay que actuar ya, con planificación y cabeza, no cuando el calendario ya no permita maniobra. Si algo nos ha enseñado la experiencia en implantaciones tecnológicas es que lo urgente desplaza a lo importante, y que los cambios bien hechos no se improvisan en diciembre.