Aplazamientos, fechas y letra pequeña, cuando entra en vigor Verifactu y qué significa para autónomos y pymes
Verifactu se aplaza a 2027 y el foco está en el software de facturación y en el registro, no solo en el PDF. Fechas por perfil, excepciones frecuentes y un checklist para evitar rechazos y rectificativas
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El sistema de facturación digital Verifactu vuelve a mover el calendario y con ello reabre la misma pregunta en miles de negocios. ¿Cuándo es obligatorio y qué tengo que cambiar para cumplir sin pararme?
La clave es entender la entrada en vigor de Verifactu, porque no se trata de un documento diferente. Se trata de cómo el programa genera y conserva los registros de facturación, y de cómo se corrigen las facturas cuando hay un error, sin borrar el histórico.
Con el aplazamiento hay margen, pero también letra pequeña. La adaptación no es solo técnica, también es de proceso, datos, series, plantillas y archivo. Esta guía resume fechas, a quién afecta, excepciones habituales y los fallos más comunes que salen caros en autónomos y pymes.
FECHAS EN 2027, A QUIÉN LE TOCA PRIMERO
El calendario se divide en dos grupos. Por un lado, las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades. Por otro, el resto de obligados tributarios, donde entran la mayoría de autónomos y pequeñas empresas.
Dos fechas que conviene marcar desde ya:
- Impuesto sobre Sociedades, adaptación del sistema informático antes del 1 de enero de 2027.
- Resto de obligados tributarios, adaptación del sistema informático antes del 1 de julio de 2027.
Antes de las fechas límite existe un periodo previo considerado de pruebas. En la práctica, se usa para probar configuraciones, validar flujos y detectar puntos débiles en datos y plantillas sin hacerlo todo a contrarreloj.
QUÉ CAMBIA DE VERDAD, NO ES UN PDF, ES EL REGISTRO
Verifactu se asocia a la Ley Antifraude y al reglamento que fija requisitos para los sistemas informáticos de facturación. El objetivo es que los registros sean íntegros, trazables e inalterables, es decir, que cada factura deje un rastro que no pueda manipularse sin dejar huella.
Dicho en llano, la factura visible importa, pero lo decisivo es el registro que genera tu software, cuándo se genera, cómo se conserva y qué pasa cuando hay una corrección.
Tres cambios prácticos que vas a notar
- Más exigencia de consistencia en los datos, razón social, NIF, domicilio fiscal, series y numeración.
- Menos margen para arreglos manuales, las correcciones deben quedar trazadas y con procedimiento.
- Más valor de las plantillas y reglas, porque reducen errores repetidos que luego obligan a rectificar.
Lo que no cambia por Verifactu
- No cambian los tipos de IVA o las reglas fiscales aplicables a tus operaciones.
- No elimina la obligación general de emitir factura, esa obligación ya existía.
- No es exactamente lo mismo que la factura electrónica en sentido amplio, son marcos que suelen mezclarse en la conversación.
QUIÉN ESTÁ OBLIGADO Y QUIÉN SUELE QUEDAR FUERA
La obligación se concentra en quienes usan un sistema informático para facturar, desde un programa sencillo en la nube hasta un ERP. Si tu facturación pasa por software, lo prudente es asumir que tendrás que adaptarte.
Casos que suelen generar dudas por tener marco propio o particularidades:
- Contribuyentes en Suministro Inmediato de Información (SII), con circuitos ya digitalizados.
- Territorios forales, como País Vasco y Navarra, con requisitos específicos en su ámbito.
- Negocios que facturan de forma manual sin software, que no entran por esta vía, aunque siguen obligados a cumplir la normativa general de facturación.
Si estás en un caso mixto, por ejemplo, parte de la facturación con programa y parte manual, lo recomendable es unificar. La mezcla suele ser la fuente de más errores, y el error casi siempre aparece cuando hay cierre o inspección.
LOS ERRORES QUE MÁS SE VAN A PAGAR, Y POR QUÉ
En autónomos y pymes el coste no suele ser una sanción inmediata. Suele ser tiempo y caja. Una factura devuelta es un cobro que se retrasa y una tarde de correos. En clientes empresa además hay circuitos internos de validación, si falla un dato, la factura ni entra.
Los fallos más caros, por frecuencia e impacto:
Datos fiscales incoherentes: Razón social, NIF o domicilio fiscal que no coinciden con el alta del cliente. Es el rechazo más habitual.
Cliente duplicado: Dos fichas para la misma empresa, el sistema “elige” una y la factura sale distinta según el día.
Falta de referencia interna: Pedido, contrato, centro de coste o número de proveedor. Sin ello, muchas empresas bloquean el pago.
Concepto genérico: Descripción sin periodo, alcance o unidades. Genera dudas y ralentiza la aprobación.
Series sin reglas: Saltos y cambios improvisados complican control y rectificativas.
Rectificativas improvisadas: Corregir sin procedimiento puede bloquear el pago igual que el error original.
Canal de envío incorrecto: Se envía al contacto comercial en lugar de administración, o fuera del portal requerido.
El patrón se repite. Los errores no son sofisticados, son de consistencia. Por eso la mejor preparación no es solo actualizar el programa, es ordenar datos y procesos.
QUÉ HACER EN 2026, PLAN PRÁCTICO SIN LÍOS
El aplazamiento permite preparar el cambio en bloques cortos. Si solo puedes hacer poco cada mes, prioriza lo que reduce incidencias hoy. Llegarás a 2027 con el trabajo avanzado y con cobros más previsibles.
1) Limpieza de datos, el mayor retorno
Empieza por la base, clientes y proveedores. Un NIF mal escrito o un alta duplicada genera incidencias durante años.
- Unifica duplicados por NIF o razón social.
- Verifica razón social, NIF y domicilio fiscal con los clientes principales.
- Guarda un contacto de administración y el canal correcto de envío, correo o portal.
2) Series y numeración, una regla que puedas explicar en una frase
Define una norma simple y repítela. Lo importante es que no dependa de la memoria.
- Una serie para facturas normales y otra para rectificativas o abonos si las usas.
- Numeración correlativa sin facturas de prueba en series reales.
- Criterio claro para cambio de año y para cambios de actividad.
3) Plantillas, menos errores por despiste
La plantilla es el control silencioso. Obliga a completar lo importante y reduce devoluciones en B2B.
Campos recomendables en plantilla para autónomos y pymes:
- Periodo facturado si el servicio es recurrente.
- Referencia interna del cliente si la exige, pedido, contrato, centro de coste.
- Descripción con alcance y unidad, horas, unidades, entregables.
- Desglose claro de base imponible, IVA, retenciones si corresponden, y total.
4) Rectificativas con procedimiento, corregir sin borrar
Define el circuito antes de necesitarlo. Una rectificativa bien hecha desbloquea el cobro, una confusa lo retrasa.
- No borres la original, emite rectificativa referenciando la factura corregida.
- Anota el motivo en una frase y conserva el rastro.
- Si un error se repite, corrige plantilla o catálogo, no solo el documento.
5) Pruebas, mejor en primavera que en el cierre
Si tu software incorpora funciones Verifactu, prueba con tiempo. Lo que se detecta en pruebas se arregla con calma, lo que se detecta en el cierre se arregla con urgencia.
CHECKLIST RÁPIDO, 12 PUNTOS ANTES DE ENVIAR UNA FACTURA
Si quieres un control simple, usa este checklist antes de enviar, sobre todo con clientes empresa. El objetivo es evitar devoluciones y rectificativas.
- Cliente único, sin duplicados.
- Razón social y NIF verificados.
- Domicilio fiscal completo.
- Serie correcta según tu regla.
- Numeración correlativa.
- Fecha correcta y, si aplica, periodo facturado.
- Concepto claro con alcance y unidad.
- Referencia interna del cliente si la exige.
- Base imponible revisada.
- IVA aplicado con el tipo correcto.
- Retención solo si corresponde y bien desglosada.
- Canal de envío correcto y archivo localizable.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
El calendario se divide en dos fechas límite. Para entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades, la adaptación del sistema debe estar lista antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados tributarios, incluyendo la mayoría de autónomos y pymes, antes del 1 de julio de 2027.
¿Me afecta si uso un programa sencillo para emitir facturas?
Sí, si utilizas un sistema informático para facturar. La exigencia se centra en el registro que genera el programa y en cómo gestiona el histórico y las correcciones, no solo en el documento final.
¿Qué pasa si facturo a empresas con portal de proveedores?
Suelen exigir referencias internas, pedido, contrato o centro de coste, y validan datos fiscales con rigor. Si falta una referencia o hay incoherencias, la factura se bloquea y el cobro se retrasa. Conviene fijar esos campos como obligatorios en plantilla.
¿Qué debo hacer primero para prepararme?
Empieza por ordenar datos, unificar duplicados y fijar reglas de series y plantillas. Es lo que reduce incidencias desde ya. Luego prueba el flujo con tu software para llegar a 2027 sin prisas.
EN RESUMEN
Verifactu se aplaza a 2027, pero el coste de facturar con datos desordenados se paga hoy. Si en 2026 ordenas clientes, series, plantillas y rectificativas, llegas al cambio con el trabajo hecho y con menos incidencias. En facturación, la diferencia entre ir tranquilo y ir a trompicones suele ser el método.
