Hacienda aconseja revisar la nómina para evitar sorpresas en la declaración de la Renta

La temporada de la declaración de la Renta ha puesto de manifiesto, una vez más, la importancia de prestar atención a todos los elementos que conforman nuestra nómina, más allá del salario neto que recibimos mensualmente. Las retenciones por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que se aplican cada mes son determinantes para el resultado final de nuestra declaración, pudiendo evitar desagradables sorpresas si se revisan con regularidad y se ajustan correctamente.

El IRPF, como tributo progresivo, establece que cuanto mayor sea nuestro nivel de ingresos, mayor deberá ser también el porcentaje retenido mensualmente. Esta progresividad fiscal, establecida en la legislación tributaria española, busca una distribución equitativa de la carga impositiva entre los contribuyentes. La consecuencia directa de este sistema es que si durante el ejercicio fiscal la empresa nos ha aplicado un porcentaje de retención inferior al que realmente nos corresponde según nuestros ingresos y circunstancias personales, al presentar la declaración nos encontraremos con un resultado a pagar. Por el contrario, si las retenciones han sido superiores a las necesarias, Hacienda nos devolverá el exceso retenido.

La relevancia de este asunto se intensifica ahora, cuando miles de contribuyentes están presentando sus declaraciones correspondientes al ejercicio 2023, y muchos descubren diferencias significativas entre lo retenido y lo que deberían haber tributado. La Agencia Tributaria recomienda revisar estas retenciones al menos una vez al año, especialmente cuando se producen cambios en nuestra situación personal o laboral que puedan afectar a nuestra fiscalidad.

¿Dónde localizar las retenciones del IRPF en la nómina?

Todas las nóminas en España deben seguir una estructura básica común, según establece la normativa laboral vigente en la Orden ESS/2098/2014. Independientemente del diseño específico que utilice cada empresa, existe un apartado obligatorio denominado "Deducciones" donde se refleja claramente el porcentaje de IRPF aplicado.

Este apartado suele encontrarse en la parte inferior del documento, junto a otras deducciones como las correspondientes a la Seguridad Social. El porcentaje que aparece puede variar mensualmente, especialmente en determinados períodos del año. Es habitual que las empresas, tras realizar un análisis de las retenciones aplicadas durante los primeros meses, ajusten el porcentaje en las últimas nóminas del año (particularmente en diciembre) para corregir posibles desviaciones y evitar que al trabajador le salga a pagar en la próxima declaración.

Además del porcentaje, en este apartado también se indica la cantidad exacta retenida, que resulta de aplicar dicho porcentaje a la base de cotización. Esta información es crucial para llevar un control adecuado de nuestra situación fiscal a lo largo del año.

Cómo calcular el porcentaje de IRPF que nos corresponde

La Agencia Tributaria pone a disposición de todos los contribuyentes una herramienta especialmente útil: la calculadora de retenciones del IRPF. Este recurso, accesible a través de la Sede Electrónica de la AEAT, permite conocer con precisión qué porcentaje de retención debería aplicarse en nuestra nómina según nuestras circunstancias personales, familiares y económicas.

Para utilizar esta calculadora, debemos facilitar información detallada sobre nuestros ingresos anuales previstos, situación familiar (estado civil, número de hijos y otros descendientes), edad, grado de discapacidad si lo hubiera, y otros datos relevantes como las aportaciones a planes de pensiones o el pago de hipotecas en determinados casos. Con toda esta información, el sistema calcula automáticamente el porcentaje de retención que nos corresponde.

Este porcentaje calculado por Hacienda debe coincidir, o ser ligeramente inferior, al que nos está aplicando nuestra empresa. En caso contrario, podemos solicitar a nuestro departamento de recursos humanos o gestoría un ajuste del mismo, presentando el modelo 145 actualizado con nuestras circunstancias personales.

Consecuencias de no tener el porcentaje correcto de IRPF

Un error común entre los contribuyentes es pensar que tener un porcentaje bajo de retención resulta beneficioso, ya que supone recibir un salario neto mayor cada mes. Sin embargo, esta aparente ventaja puede convertirse en un problema significativo cuando llega el momento de presentar la declaración de la Renta.

Si las retenciones han sido insuficientes, la Agencia Tributaria reclamará la diferencia entre lo retenido y lo que realmente corresponde pagar según nuestro nivel de ingresos y situación personal. Esto puede suponer un desembolso importante que, de haberse distribuido correctamente a lo largo del año mediante las retenciones mensuales, habría resultado menos gravoso para la economía familiar.

Por otro lado, un porcentaje excesivamente alto tampoco resulta óptimo, ya que implica que estamos financiando a la Administración sin obtener ningún rendimiento por ello. Aunque posteriormente Hacienda nos devuelva ese dinero retenido en exceso, habremos estado varios meses sin poder disponer de esos fondos.

¿Es posible modificar las retenciones del IRPF?

La legislación española permite a los trabajadores solicitar a sus empleadores la modificación del porcentaje de retención del IRPF aplicado en su nómina. Para ello, es necesario presentar el modelo 145 de comunicación de datos al pagador, donde se detallan las circunstancias personales y familiares que influyen en el cálculo de las retenciones.

Este modelo debe actualizarse siempre que se produzcan cambios significativos en nuestra situación, como el nacimiento de un hijo, un matrimonio o divorcio, la adquisición de una vivienda habitual con préstamo hipotecario (en determinados casos), o modificaciones importantes en nuestro nivel de ingresos previstos para el año.

Es importante tener en cuenta que, aunque podemos solicitar una reducción del porcentaje, la empresa no está obligada a aplicar un porcentaje inferior al mínimo que corresponda según la normativa vigente. Asimismo, siempre podemos solicitar voluntariamente que se nos aplique un porcentaje superior al que nos correspondería, si preferimos asegurarnos un resultado favorable en la declaración de la Renta.

¿Qué factores influyen en el porcentaje de IRPF?

Múltiples factores determinan el porcentaje exacto de IRPF que debe aplicarse en cada caso. Los principales son:

Nivel de ingresos anuales: A mayor salario, mayor porcentaje de retención. La escala es progresiva, con tramos que van desde el 19% hasta el 47% para las rentas más altas, dependiendo de la comunidad autónoma de residencia.

Situación familiar: El número de hijos, su edad y posibles discapacidades afectan directamente al cálculo. También influye si se trata de una familia monoparental o si ambos progenitores trabajan.

Circunstancias personales: La edad del contribuyente, especialmente si es mayor de 65 años, y la existencia de discapacidades reconocidas, son elementos que pueden reducir el porcentaje aplicable.

Deducciones y reducciones aplicables: Las aportaciones a planes de pensiones, el pago de pensiones compensatorias a ex cónyuges, o determinadas situaciones relacionadas con la vivienda habitual pueden modificar el porcentaje final.

¿Cómo afectan los cambios laborales a las retenciones?

Los cambios en nuestra situación laboral tienen un impacto directo en las retenciones del IRPF. Por ejemplo, si durante el año recibimos un aumento de sueldo o bonus extraordinarios, es probable que necesitemos ajustar al alza el porcentaje de retención para evitar sorpresas desagradables en la declaración de la Renta.

Igualmente, en casos de pluriempleo, donde se perciben salarios de diferentes pagadores, el cálculo se complica, ya que cada empleador puede estar aplicando un porcentaje que, considerado individualmente, es correcto, pero que en conjunto resulta insuficiente. En estos casos, es especialmente recomendable solicitar a alguno de los pagadores un incremento voluntario de la retención.

La vigilancia constante de nuestras retenciones del IRPF no solo nos ayudará a evitar disgustos fiscales, sino que nos permitirá planificar mejor nuestra economía personal a lo largo del año, distribuyendo adecuadamente nuestras obligaciones tributarias y evitando desembolsos imprevistos que puedan desestabilizar nuestro presupuesto familiar.